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Teniendo en cuenta lo
anterior veamos algunas de las ocupaciones más comunes:
MECANOGRAFO: Reciben también el nombre de
Dactilógrafos, es el empleo más común y necesario en toda Empresa por esta
razón existe en el campo laboral una gran cantidad de personas en esta tarea. La importancia de este
cargo en toda oficina es de carácter
Comercial o Privado. La mecanografía es ahora una asignatura que se orienta en la
mayoría de los colegios, principalmente y con carácter obligatorio en el
área comercial. Existen las
academias de Comercio e
Instituciones donde se dictan cursos de manejo, dominio y velocidad
mecanográfica .
Un mecanógrafo para
desempeñarse como tal debe cumplir algunos requisitos como:
Rapidez en el manejo de la
máquina
Dominio del Idioma
Manejo correcto de aspectos
como: gramática, puntuación, Ortografía, vocabulario.
Manejo de las diferentes
máquinas de Oficina
FUNCIONES DEL MECANOGRAFO:
RECEPCIONISTA: La Recepción es la función que desempeña
una persona cuando personal o telefónicamente atiende al público, sirviendo
de enlace entre éste y los funcionarios de la empresa.
Es una tarea muy interesante,
en ocasiones difícil. Esta ocupación existe en casi todas las oficinas, sin
embargo, las mayores posibilidades se encuentran en las oficinas de
profesionales. Médicos, Abogados, Odontólogos, entre otros.
Los requisitos para
desempeñarse como recepcionista son:
Los Modales y la Cortesía
Dominio Oral y escrito del
Idioma
Dominio de la Mecanografía
Discreción y Buen Criterio
Manejo e Conmutador o Central
telefónica
Firmeza y Criterio en
situaciones falsas o descorteses
Paciencia en el trato con
personas difíciles ( Tolerancia )
Apropiada atención telefónica
CONTADORES Y AUXILIARES DE
CONTABILIDAD:
La sección de Contabilidad es
una de las Oficinas más delicadas de toda Empresa ya que es donde se
organiza la parte Financiera o económica que es la que en sí, le da vida y
Razón de ser a la Empresa, cualquiera que sea su objeto. El número de personas capacitadas
para esta actividad depende del tamaño de la empresa.
Generalmente existe un jefe de contabilidad o contador quien debe ser una
persona integra en el cumplimiento de sus deberes y su preocupación
permanente debe ser el control del mecanismo interno dela Oficina y el
correcto funcionamiento de las secciones auxiliares como: Caja,
Créditos, pagaduría entre otros.
Además el jefe de contabilidad,
persona clave en toda Empresa
Principales Condiciones:
* Conocimientos técnicos de
la Ciencia contable
* Capacidad Directiva como jefe de una
Dependencia
* Capacidad de control en las labores
propias de su Cargo
OFICINISTA DE ARCHIVO:
En toda oficina se requiere
de una Organización, siempre hay documentación, comprobantes,
correspondencia que archivar. Sin embargo este cargo es propio de las
Empresas grandes donde existe una oficina dedicada a esta actividad, como:
Hospitales, Colegios, Industrias,
Oficinas contables con un gran número de Documentos para archivar.
La Función básica del
Oficinista de Archivo es la Organización de todos los documentos, de
acuerdo al sistema que requiere el objeto de la Empresa. Para desempeñar
este cargo se prefiere al personal egresado de una escuela o Colegio
Comercial, Academias e Comercio o haber aprobado un curso de Archivo.
Principales Condiciones:
* Conocimientos bien cimentado de Técnicas
de Oficina
* Manejo de Máquina de Oficina
* Dominio de los Métodos de archivo
* Conocimiento de las
Diferentes áreas comerciales
FUNCIONES DEL OFICINISTA DE
ARCHIVO:
4. OPERADOR DE COMPUTADORAS:
El impacto de la
tecnología con la aplicación de los
computadores en la empresa ha hecho necesario el surgimiento de otras
disciplinas del conocimiento; así mismo la demanda de personal
especializado en estas áreas.
Para el manejo de este equipo
se requiere de Ingenieros de Sistemas, Técnicos en ciencias e la
Computación, Técnicos de programación, Personas que hayan aprobado cursos
de informática.
FUNCIONES DEL OPERADOR DE COMPUTADORAS:
SECRETARIA O SECRETARIO:
Se considera profesión
aquella capacidad que adquiere una persona para desempeñarse en cualquiera
de las ramas del saber humano.
La profesión de
Secretaria(o) otorga a quien la
ejerce cabalmente, la facultad de convertirse en verdadera piedra angular
de la Empresa.
Esta profesión permite al
secretario(a) el desarrollo de sus propias cualidades y la adquisición de
nuevos valores, constituyéndose en
un elemento necesario para la Empresa y la Sociedad en general.
Cuando las Empresas son
pequeñas el secretario debe cumplir una diversidad de funciones como: Mecanógrafo, Archivista, auxiliar de
Contabilidad, recepcionista etc. Por lo tanto debe poseer una educación
correspondiente a las obligaciones que su cargo impone, educación que
podemos clasificar en tres niveles:
BASICO: Mecanografía,
Ortografía y Redacción
INTELECTUAL: Conocimiento
sobre actividades relativas a su profesión: Archivo, Contabilidad,
Matemáticas, correspondencia etc.
VALORES HUMANOS, Desarrollo de la Personalidad y
Relaciones Humanas
Además de los conocimientos
requeridos por una Empresa para darle empleo a una secretaria las grandes
compañías al elegir el personal lo
hacen teniendo en cuenta ciertas virtudes como:
APARIENCIA FÍSICA: Vestimenta apropiada, maquillaje discreto
y natural, un cabello bien arreglado, una postura correcta, una dicción
clara y pausada.
REPONSABILIDAD: Implica
cumplir con las normas establecidas por la compañía, llegar a la hora
señalada, no faltar innecesariamente al trabajo, no perder el tiempo en
conversaciones innecesarias o personales y cumplir a cabalidad las labores
asignadas
DISCRECIÓN: La palabra
secretaria viene del Latín Secretum
que significa secreto. Desde sus puestos de confianza están en contacto con
informaciones confidenciales que no deben revelar bajo ningún punto de
vista.
COOPERACIÓN: La base del
funcionamiento empresarial es el trabajo en equipo.Una secretaria nunca
debe tener una actitud negativa; tampoco debe limitarse que le han
asignado, sino, que debe cooperar
con los demás compañeros y departamentos de acuerdo a las
necesidades de cada uno.
ORDEN: La organización
correcta del área de trabajo, evitará perdidas de tiempo en localizar
papeles y materiales necesarios. No hay nada que impresione más negativamente a un
jefe que pedir algo a su asistente, y que ésta no lo pueda encontrar,
INICIATIVA: La secretaria
perfecta se anticipa a las necesidades de su jefe. La iniciativa de una
buena secretaria puede aliviar el trabajo de los ejecutivos.
CAPACIDAD DE TRABAJO
SIMULTANEO: Una buena secretaria
debe desarrollar la capacidad de realizar diversos trabajos simultáneamente
y de aceptar las interrupciones
constantes sin inmutarse y siempre con la mejor de las sonrisas. La
flexibilidad, la lealtad, la honestidad y su carácter alegre son cualidades
que complementan la imagen de la secretaria perfecta.
FUNCIONES DE LA SECRETARIA O
SECRETARIO
GERENTE – DIRECTOR –
ADMINISTRADOR:
La dirección, administración
o gerencia de una Empresa está
siempre al cuidado de una persona que asume
la responsabilidad integra del correcto funcionamiento de la misma.
Es al director a quien le corresponde tener la suficiente inteligencia para
escoger el equipo humano que ha de trabajar a sus ordenes. Esta escogencia
ha de hacerla en forma tal que le permita delegar su total responsabilidad
en sus inmediatos colaboradores, de acuerdo con el aporte individual de
capacitación para el trabajo que se le asigne .
El trabajo en línea directa que realizan los gerentes
dependen del tamaño d la Empresa y de los empleados de la misma. En
Empresas pequeñas las labores que desarrollan los gerentes, que en
ocasiones es el mismo dueño son múltiples, desde labores de recepción hasta
la toma de decisiones en el quehacer u objeto de su Empresa.
FUNCIONES DEL GERENTE,
DIRECTOR O ADMINISTRADOR:
Suministrar los bienes y
servicios que requieren las dependencias de la Administración Central del
Departamento para el desarrollo de sus funciones y velar por su uso
racional.
Proveer a las diferente
dependencias de los programas y aplicaciones tendientes a la
sistematización y automatización de sus procesos y procedimientos con el
fin de que sean eficientes y eficaces en el cumplimiento de sus funciones.
Coordinar y asesorar a las
dependencias de la Administración Central del Departamento en su diseño y
adecuación organizacional, que le permitan el cumplimiento y el desarrollo
de los procesos, procedimientos y funciones.
Atender las relaciones a
nivel Empresarial.
Coordinar las
actividades de la Empresa.
Procurar que en las
diferentes dependencias se establezcan y mantengan actualizados los sistemas de información del personal que
permitan mantener
comunicación con ellos y
hacerles seguimiento.
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FORMAS DE DISTRIBUCION DE UNA
OFICINA
Según la distribución que se de al sitio de trabajo se conocen
diferentes clases de oficinas así:
1. INDIVIDUAL O DE COLMENA:
En esta forma de distribución
cada uno de los funcionarios tiene su propia oficina
VENTAJAS:
_ Se tiene en cuenta a cada
una de las personas, dotándolas de una oficina propia con espacio
disponible para desarrollar sus labores.
DESVENTAJAS:
_ No estimula las relaciones
humanas entre los funcionarios
_ se pierde espacio
_ Los procedimientos
laborales se alargan
_ Evita el compartir la vida
laboral
_ Aumenta los costos
2. FUNCIONAL O EN FORMA DE U:
En esta forma de distribución
se ubican unos frente a otros y son vigilados por el jefe.
VENTAJAS:
- Acorta el flujo de comunicación
- Ayuda a las buenas relaciones humanas
- Estimula la cooperación en el
trabajo
- El trabajo es rentable
DESVENTAJAS:
- Se pierde espacio
- Aumenta los Costos
3. ESCOLAR:
Los escritorios se ubican de
frente al escritorio ocupado por el jefe
VENTAJAS:
- Acorta los procesos de Operación
- Se aprovecha en alto grado el
espacio disponible
- Se estimula las relaciones
humanas.
DESVENTAJAS:
- El Funcionamiento se siente
cohibido por la constante vigilancia del jefe
- Afecta la individualidad de la
persona
4. DE PLANO:
Se utiliza en grandes áreas
y donde es necesario ubicar una gran
cantidad de escritorios
VENTAJAS:
-
Se aprovecha bien el espacio
disponible
- Acorta los procesos operacionales
- Estimula las relaciones humanas
- Fomenta la libertad de acción
- Estimula la responsabilidad en el
trabajo carente de vigilancia
DESVENTAJAS.
- El jefe no tiene Oficina y para
algunos asuntos es necesario la privacidad.
5. EN FORMA DE L O DE T:
En esta forma los escritorios
se ubican uno al lado de otro pero en sentido contrario.
VENTAJAS:
- Se aprovecha al máximo el espacio
disponible
- Acorta los procesos de operación
- Se ahorra muebles y equipos ya
que se pueden utilizar en común ( para dos funcionarios)
- Favorece las relaciones Humanas
- Estimula la cooperación en el
trabajo
CUESTIONARIO
1. ¿Qué son los procedimientos de oficina según el texto? 2. ¿Cuál es la importancia de las técnicas de oficina según el texto? 3. ¿Cuáles son los tres factores esenciales considerados para el correcto funcionamiento de una oficina según el texto? 4. ¿Cuál es una de las ocupaciones más comunes en una oficina según el texto? 5. ¿Cuáles son algunos requisitos importantes para desempeñarse como recepcionista según el texto? 6. ¿Qué función desempeña una secretaria según el texto? 7. ¿Qué requisitos se mencionan para desempeñarse como mecanógrafo según el texto? 8. ¿Cuál es la función básica del oficinista de archivo según el texto? 9. ¿Qué tipo de conocimientos se requieren para desempeñarse como operador de computadoras según el texto? 10. ¿Qué se considera como profesión según el texto? 11. ¿Qué valores humanos se mencionan como importantes para una secretaria según el texto? 12. ¿Cuáles son algunas de las funciones de la secretaria o secretario según el texto? 13. ¿Cuál es la responsabilidad del gerente, director o administrador de una empresa según el texto? 14. ¿Cuáles son algunas ventajas de la distribución de una oficina en forma de L o de T según el texto? 15. ¿Cuáles son algunas desventajas de la distribución de una oficina en forma de U según el texto? 16. ¿Qué función desempeña un mecanógrafo según el texto? 17. ¿Cuál es uno de los requisitos más importantes para un secretario según el texto? 18. ¿Qué tipo de conocimientos se mencionan como necesarios para desempeñarse en la sección de contabilidad según el texto? 19. ¿Cuál es una de las formas de distribución de una oficina según el texto?
20. ¿Qué ventajas se mencionan de la distribución de una oficina en forma de colmena según el texto?
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